Prima, occorreva un computer desktop con il software Microsoft installato per poter utilizzare Microsoft Outlook per gestire le e-mail, i contatti, le attività, il calendario e così via. Naturalmente, ciò può comportare alcuni problemi.
È impossibile accedere a Outlook quando si è lontani dal computer dell'ufficio. Se il computer si blocca, non si può accedere a Outlook dal cellulare.
Queste limitazioni possono rapidamente diventare una seccatura se si considera il costoso abbonamento mensile a Microsoft Office 365 per accedere al client desktop Outlook.
È proprio qui che Outlook 365 basato sul web, si rivela molto utile.
Conosciuto anche come Outlook Web Access (OWA) e Outlook Web App, le funzionalità offerte da Outlook basato sul web sono molte di più rispetto alla versione desktop. Però presenta anche alcuni svantaggi particolari.
Di seguito sono riportate tutte le informazioni necessarie su Outlook basato sul web e su come utilizzarlo appieno.
In questo articolo
Che cos'è Outlook basato sul web?
Così come suggerisce il nome, Outlook basato sul web è un client di e-mail di Microsoft a cui si può accedere tramite il navigatore. Non c'è bisogno che Microsoft Office 365 sia installato sul computer e nemmeno che si sottoscriva un piano premium a pagamento. L'Outlook basato sul web è gratuito e può essere consultato con qualsiasi navigatore internet e qualsiasi computer.
Sebbene tra le due, la versione desktop sia sempre considerata la più potente e la più conveniente, la versione basata sul Web è più pratica. La gestione delle e-mail, delle attività, del calendario, dei contatti e di molto altro ancora avviene senza problemi attraverso un'interfaccia intuitiva e facile da padroneggiare.
Come collegarsi a Outlook basato sul Web
Si può collegarsi a Outlook basato sul Web in modo semplice. Occorre tuttavia disporre di un account Microsoft 365 esistente o di un account Outlook.com gratuito.
Affinché si possa iniziare a utilizzare la versione basata sul web, è necessario:
- Passo 1: Accedere alla pagina di accesso su Microsoft 365 o Outlook.com;
- Passo 2: Inserire l'indirizzo e-mail associato all'account Microsoft/Outlook;
- Passo 3: Inserire la password utilizzata per l'account Microsoft/Outlook;
- Passo 4: cliccare su Accedi.
Immediatamente si accede al pannello di Outlook basato sul web, dove si può iniziare a gestire le proprie e-mail e molto altro ancora.
Un confronto tra Outlook desktop e Outlook basato sul Web
Sebbene Outlook desktop e Outlook web siano sostanzialmente simili, vi sono alcune differenze che potrebbero spingere a scegliere l'uno piuttosto che l'altro.
Al primo accesso all'account, si noterà che i due client hanno praticamente la stessa interfaccia e la stessa struttura (a parte alcune piccole differenze). In Gmail, ad esempio, tutte le cartelle, le sottocartelle e le opzioni di navigazione si trovano sul lato sinistro dello schermo. Sul lato destro si trovano tutte le e-mail e le anteprime delle e-mail.
Si noterà, tuttavia, che le versioni desktop e online non offrono tutte le stesse funzioni e possibilità.
Entrambe le versioni consentono di creare regole personalizzate per gestire meglio le e-mail, ad esempio, ma le opzioni avanzate, come la definizione di criteri univoci per attivare queste regole, sono disponibili solo nella versione desktop. Con la versione desktop, si può scegliere il modo in cui vengano gestite le e-mail quando vengono contrassegnate come importanti, quando si viene copiati (o meno), quando vengono citate parole specifiche e molto altro ancora.
Nella versione online, invece, si possono definire solo regole di ordinamento basate sul mittente, sul destinatario e sulle parole dell'oggetto.
Un'altra differenza notevole riguarda le risposte automatiche. Outlook basato sul Web consente semplicemente di impostare gli orari in cui non si può rispondere alle e-mail e di attivare le risposte automatiche entro gli orari specificati.
Mentre con la versione desktop si possono anche includere regole specifiche per le risposte automatiche e addirittura per l'inoltro dei messaggi.
Caratteristiche principali di Outlook basato sul Web
Outlook basato sul Web è ricco di funzioni ma leggero. Può essere utilizzato per fare quasi tutto ciò che fa un Outlook desktop. Tra le sue caratteristiche principali vi sono:
- Risposte suggerite - Per le risposte automatiche, Outlook ne propone tre da inviare;
- Invia più tardi - l'e-mail può essere scritta per poi impostare l'ora in cui si desidera che venga inviata;
- Salvare su OneDrive - tutti gli allegati delle e-mail possono essere salvati su OneDrive. Si possono inoltre includere allegati da posizioni cloud;
- Chat di gruppo - si può avviare una nuova chat passando il mouse sul nome della persona con cui si vuole chattare;
- Suggerimenti intelligenti sull'orario - c'è la possibilità di trovare rapidamente una pausa negli impegni di tutti in modo da organizzare una riunione in quel momento.
Naturalmente, come ciliegina sulla torta, si può beneficiare anche di una sicurezza di livello aziendale, così da garantire che tutti i dati sensibili rimangano protetti in ogni momento.
Come utilizzare Outlook basato sul Web
In poche parole, Outlook sul Web è una versione semplificata di Outlook sul desktop. Pertanto, dovrebbe essere più facile navigare al suo interno.
Come già detto, tutte le cartelle e le sottocartelle si trovano sul lato sinistro dello schermo, mentre le e-mail e le anteprime si trovano sul lato destro. Nella parte superiore della pagina è presente la barra degli strumenti con tutte le funzioni e le impostazioni aggiuntive che possono essere necessarie.
In generale, è meglio optare per Outlook basato sul web se si è l'unico responsabile della gestione della propria e-mail e del calendario e se si desidera accedere al proprio account quando si è lontani dal posto di lavoro.
La versione desktop è più adatta alle esigenze di chi deve gestire gli account e-mail e i calendari di altre persone, programmare riunioni frequenti e gestire i flussi di lavoro di altre persone.
Consigli bonus: Recupero delle e-mail di Outlook perse
La sicurezza di e-mail, calendari, contatti e dati sensibili è garantita, sia che si utilizzi Outlook sul Web che sul computer desktop. Tuttavia, la garanzia di non incorrere in fughe di dati, violazioni e simili non significa che non possano verificarsi problemi come file danneggiati o corrotti e cancellazioni accidentali.
Le e-mail di Outlook, purtroppo, non possono essere recuperate una volta perse o danneggiate, per lo meno non senza strumenti specializzati come Repairit for Email for Email.
Repairit for Email for Email è un potente strumento di recupero con il quale si possono recuperare tutti i dati essenziali. Il recupero delle e-mail di Outlook danneggiate può avvenire seguendo solo alcuni passaggi:
- Passo 1: Repairit for Email deve essere scaricato e installato sul desktop;
- Passo 2: Avviare il programma facendo doppio clic sull'icona di Repairit for Email;
- Passo 3: caricare le e-mail danneggiate facendo clic su Seleziona un file ;
- Passo 4Selezionare i file da riparare;
- Passo 5: Una volta caricati i file, cliccare su Ripara;
- Passo 6: Al termine del processo di riparazione, si può visualizzare l'anteprima dei file;
- Passo 7: Scegliere la posizione preferita in cui salvare i file ripristinati e fare clic su Salva.
Appena il programma avrà fatto il suo lavoro, i file ripristinati si troveranno nella posizione scelta al momento del salvataggio.
Conclusione
Outlook basato sul Web è una versione semplificata di Outlook desktop da cui si possono ottenere eccellenti funzionalità e la massima comodità. Può essere utilizzato senza problemi attraverso qualsiasi navigatore Internet, pur non avendo Microsoft 365 installato sul proprio computer.
Certo, non è così robusto come la versione desktop, ma con Outlook basato sul web si possono gestire facilmente tutte le e-mail, il calendario, i contatti e le attività.