L'e-mail è una delle forme di comunicazione più importanti, soprattutto nel mondo degli affari. Rimane importante ed efficace, anche con il recente aumento di popolarità di molte app di messaggistica. Ciò significa che ogni giorno vengono inviati più di 345 miliardi di e-mail e che questo numero cresce di circa 15 miliardi ogni anno.
Una delle migliori applicazioni per la posta elettronica e un nome molto noto nel mondo degli affari è Outlook. È utilizzato da milioni di persone ogni giorno grazie alle sue funzioni, alle integrazioni e ai potenti server Microsoft Exchange. Ma come ci si può organizzare quando si devono inviare così tante e-mail ogni giorno?
L'archivio Outlook in Place di Microsoft è disponibile qui e può essere approfondito di seguito.
In questo articolo
Che cos'è un archivio in-place di Outlook?
Che cos'è esattamente un archivio in-place di Outlook? Le funzioni premium di Microsoft Exchange Server vi aiutano a mantenere l'organizzazione e a controllare meglio le vostre e-mail. In sostanza, questi vault sono caselle di posta separate che possono essere collegate alle caselle di posta standard e che possono essere facilmente ricercate e utilizzate per categorizzare e organizzare efficacemente le e-mail.
L'archiviazione in loco consente di memorizzare i messaggi in una casella di posta elettronica di archivio su Exchange Server, eliminando la necessità di un file PST. Questa casella di posta elettronica offre uno spazio di archiviazione compreso tra 50 GB e 1,5 TB, che potete scegliere in base alle vostre esigenze.
Come funziona l'Archivio Web di Outlook
Rispetto alle cartelle di archivio, che sono una caratteristica standard di tutte le caselle di posta elettronica e dei client o applicazioni di posta elettronica, Outlook Web Archive è una casella di posta completamente separata. Le dimensioni variano da 50 GB a 1,5 TB e, trattandosi di una funzione premium, è disponibile quando si sceglie un abbonamento Microsoft. Questi abbonamenti sono disponibili in diversi pacchetti, come Office 365 for enterprise, E1, E3 e E5.
Questa casella di posta elettronica risiede su un server Exchange Online, a differenza della casella di posta elettronica principale, che può essere conservata sul PC locale come file PST o a cui si può accedere online tramite l'applicazione Outlook.
Si tratta di una funzione premium che richiede un abbonamento, pertanto è necessario abilitarla su un account Outlook specifico; per saperne di più, consultare la pagina seguente.
Strumenti in grado di accedere alle caselle di posta elettronica dell'archivio in loco
Outlook Web Archive si trova su un server Microsoft Exchange Online ed è un servizio completamente online, quindi richiede una connessione a Internet. La casella di posta elettronica standard è uno dei difetti e delle carenze più importanti, poiché vi si può accedere dai PC locali.
Inoltre, non tutte le applicazioni di Outlook sono in grado di accedere all'archivio in-place di Outlook e si consiglia di utilizzare solo due applicazioni in grado di accedervi. L'applicazione standard di Outlook e Outlook per il Web (precedentemente chiamata Outlook Web app) rientrano in questa categoria.
Un'applicazione che non può accedere all'Archivio Web di Outlook è Microsoft Exchange ActiveSync, poiché Outlook non crea una copia della cassetta postale nell'archivio sul computer dell'utente.
Come spostare i messaggi in una casella di posta elettronica di archiviazione in posizione
Esistono diversi modi per spostare i messaggi di posta elettronica nell'archivio di Outlook. Ecco come fare:
- Manuale – È il modo più semplice, ma anche il più inefficiente. È possibile copiare manualmente i messaggi di posta elettronica e spostarli nella casella di posta elettronica dell'archivio di Outlook con pochi clic. Tuttavia, è necessario selezionare prima tutte le e-mail da spostare.
- Importando i file PST – Se si dispone di un backup della cassetta postale in un file PST, è possibile utilizzare questo file per importare in una cassetta postale standard o inviare tutti i messaggi di posta elettronica direttamente a una cassetta postale di archivio in Outlook.
- Con le regole della posta in arrivo – Un'altra opzione è quella di impostare regole specifiche per la posta in arrivo che categorizzino automaticamente tutte le e-mail che arrivano. Ciò significa che quando alcuni dei messaggi di posta elettronica desiderati arrivano dalla casella di posta elettronica dell'archivio di Outlook, vengono spostati automaticamente.
- Con le politiche di conservazione – È inoltre possibile impostare diversi criteri di memorizzazione, illustrati di seguito. I tag personali possono essere applicati a ogni e-mail per spostare automaticamente i messaggi in una casella di posta archiviata in Outlook.
Qualunque sia il metodo scelto, l'archiviazione di Outlook è un modo molto efficace per salvare i messaggi di posta elettronica e mantenere la casella di posta di base pulita e organizzata.
Come attivare le caselle postali fisse in Outlook
La funzione Premium Outlook Storage in Place può essere applicata agli account Outlook esistenti o applicata immediatamente alla creazione di un nuovo account Outlook. Ecco come fare.
Attraverso l'Admin Center di Exchange
Il primo modo prevede l'utilizzo dell'EAC. Ecco come fare:
- Passo 1: Aprire Exchange Admin Center.
- Passo 2: Andate su Destinatari > Caselle postali e scegliete le caselle postali su cui abilitare la funzione.
- Passo 3: Cercate il riquadro dei dettagli, individuate l'archivio permanente di Outlook e premete Abilita.
- Passo 4: Premete OK per lasciare che Microsoft Exchange selezioni automaticamente un database di cassette postali o Sfoglia per sceglierne uno manualmente.
Tramite la Shell di gestione di Exchange
Un'altra opzione è quella di utilizzare EMS, la versione a riga di comando di EAC. Il modo per abilitare la conservazione in situ di Outlook utilizzando questa funzione è il seguente:
- Passo 1: Aprire la Shell di gestione di Exchange.
- Passo 2: Per abilitare la funzione di archiviazione per un utente specifico, inserire il seguente comando:
Abilita casella e-mail "Jack Wilson" -Archivio
Jack Wilson è l'utente, quindi modificate il nome per adattarlo a quello dei vostri dipendenti.
- Passo 3: Digitare quindi questo comando:
Ottieni casella email -Database DB01 -Filter “ArchivioGuida -Eq `$null -E ArchivioDominio -eq `$null -E Nome -Non simile a "DiscoverySearchMailbox*’” | Abilita casella e-mail -Archivio
DB01 è il nome del database e questo comando abilita l'archiviazione per le caselle di posta elettronica in cui l'archiviazione Web di Outlook non è ancora stata abilitata e non esiste un criterio di conservazione predefinito.
Questo è tutto ciò che è necessario quando si attiva questa funzione o più account.
Criteri di conservazione e archiviazione in Outlook
Se non si vuole perdere tempo a spostare manualmente i messaggi di posta elettronica nella libreria di Outlook, è possibile impostare alcuni criteri di archiviazione e conservazione per consentire lo spostamento e la copia automatica dei messaggi.
Come si può fare e qual è la politica di Outlook in merito?
È necessario impostare diversi tag di archiviazione in modo che i messaggi di posta elettronica possano essere spostati utilizzando la funzione "Sposta in archivio" di Outlook. Questi tag creano una copia esatta della cartella della posta in arrivo predefinita nell'archivio della posta in arrivo di Outlook e spostano i messaggi di posta in tale archivio.
È inoltre possibile specificare per quanto tempo i messaggi di posta elettronica e vocali possono essere conservati nella cassetta postale predefinita prima di essere spostati in una determinata cassetta postale. Ad esempio, se è impostato su un mese, non appena la posta elettronica raggiunge il mese, viene spostata dalla cartella predefinita al Web Vault di Outlook.
Come recuperare le e-mail perse/cancellate/corrotte
Nessuna applicazione è perfetta e gli utenti spesso commettono errori e possono perdere le loro e-mail in un istante. Se si eliminano accidentalmente file che non si dovrebbero eliminare, se si perdono file da varie cartelle di Outlook che sono difficili da navigare per i principianti o se i messaggi di posta elettronica si corrompono per qualsiasi motivo, esistono modi per recuperarli.
Tutto ciò che serve è un'applicazione dedicata di terze parti, come Wondershare Repairit, e potrete recuperare rapidamente le vostre e-mail con la sua potente funzione Repairit per e-mail. L'applicazione gestisce i messaggi di posta elettronica persi o cancellati, i file PST/OST corrotti o danneggiati, i malfunzionamenti di Outlook, gli arresti anomali del computer, i settori danneggiati del disco rigido, gli attacchi di virus, ecc.
Le e-mail possono essere caricate in batch senza limiti di dimensione e la procedura è semplice e diretta. L'applicazione funziona perfettamente su Windows e macOS e consente di cercare i messaggi di posta elettronica, le note e i contatti di Outlook in modo rapido ed efficiente. Repairit è anche in grado di trovare e ripristinare le e-mail anche se sono state eliminate da tempo.
Conclusione
Utilizzato da milioni di persone, Outlook è un potente client di posta elettronica in grado di gestire tutte le esigenze di comunicazione via e-mail. Anche se l'interfaccia ha molte caratteristiche, ci sono varie funzioni premium che rendono l'app più facile da usare.
Una di queste funzioni è l'archiviazione in-place di Outlook, una funzione di Exchange Server che aiuta a organizzare i messaggi di posta elettronica. Tuttavia, nessuna di queste caselle e funzioni è perfetta e le e-mail possono andare perse per una serie di motivi.
In questo caso, può essere utile solo un'applicazione dedicata al recupero delle e-mail. In questo caso, può essere utile solo un'applicazione dedicata al recupero delle e-mail.