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Una casella postale condivisa è una funzione di Microsoft Exchange che consente a più utenti della stessa azienda di accedere alla stessa e-mail. I team, i gruppi e gli uffici utilizzano le cassette postali condivise per condividere informazioni e migliorare la comunicazione via e-mail. Con la quantità di dati nella casella postale condivisa, c'è sempre la necessità di eseguire il backup e salvare quei dati da qualche parte.
Ecco perché dovrestiEsportare cassette postali condivise in PSTFile. Farlo è essenziale. Inoltre, ci sono molte ragioni perEsportare la casella postale condivisa di Office 365 in PST, che saranno trattati di seguito.
Quando si tenta di esportare le cassette postali condivise in PST, è necessario rendersi conto dell'importanza del backup dei dati. Unisciti a noi per festeggiareGiornata mondiale del Backup. Prendiamo la promessa e facciamo del backup dei dati una parte regolare della vostra giornata.
Perché è utile esportare la casella postale condivisa in PST?
Si desidera esportare le cassette postali condivise in file PST per diversi motivi. Ecco alcuni di questi motivi:
- Capacità di recupero:Se mai finisci per perdere i dati della casella postale, sarai rapidamente in grado diRecupera le tue email cancellate.
- Accesso Offline:Non dovrai continuamente rimanere online per leggere le e-mail. Utilizzando i file PST, è possibile visualizzare le e-mail offline.
- Riduzione delle dimensioni della casella postale:Anche se oggi non è necessario come prima, è possibile esportare la casella postale condivisa in un file PST e quindi eliminare le e-mail per ridurre le dimensioni.
- Conformità:Alcune aziende nel settore della salute e della finanza devono archiviare regolarmente i dati di posta elettronica.
- Migrazione:Puoi facilmente trasportare le tue e-mail se hai bisogno di spostarti in un altro computer o ufficio.
Ci sono molti altri motivi per cui qualcuno vorrebbe esportare cassette postali condivise in PST in Outlook o Office 365. Qualunque siano le tue ragioni, puoi trovare una guida per farlo qui sotto. Si raccomanda inoltre di regolarmentebackup dei file PST di OutlookDopo l'esportazione delle cassette postali in PST, in quanto questo ti permetterà di memorizzare i tuoi file offline e fornire maggiore sicurezza e protezione.
Se non hai già una casella postale condivisa, sarai lieto di sapere che crearne una è relativamente semplice. Tuttavia, se stai avendo problemi a farlo, c'è questa guida pulita suCreazione di una casella postale condivisa. Se si seguono i passaggi, si dovrebbe avere una casella postale condivisa rapidamente.
Quattro metodi per esportare la casella postale condivisa in PST
metodo |
difficoltà |
Il migliore per... |
requisito |
| Desktop di Outlook | facile | piccole esportazioni una tantum. | Casella di posta aggiunta a Outlook. |
| Centro amministrativo di Exchange | moderato | Amministratori che gestiscono i server. | Permessi di amministrazione. |
| Gestore eDiscovery | alto | Archiviazione legale/conformità. | Amministratore di Microsoft 365. |
| PowerShell | avanzato | esportazioni all'ingrosso o automatizzate. | Shell di gestione degli scambi. |
Esistono diversi metodi per esportare le cassette postali condivise in PST in Office 365. Ognuno di questi metodi ha i suoi vantaggi e svantaggi. Alcuni richiedono molti passaggi ma sono visivi, mentre altri sono testuali e richiedono la conoscenza dei comandi. Pertanto, dovresti scegliere i metodi di conseguenza.
Metodo 1: Esportare la casella postale condivisa di Office 365 in PST utilizzando eDiscovery Manager
Questa guida tratterà innanzitutto l'utilizzoStrumento di esportazione eDiscoveryPer esportare le cassette postali condivise di Office 365 in PST. Potrebbe sembrare complesso, ma andrà bene se seguirà i passaggi. Devi:
- Apri il Centro amministrativo di Microsoft 365 e accedi come amministratore.
- Andare alSicurezzacentro sottoCentri amministrativie cliccaautorizzazioni.
- Ora selezionare ilGestore eDiscovery.
- Usa ilModifica gruppo di ruoliOpzione.
- Assegnare ruoli di importazione ed esportazione alla casella postale.
- Nel gruppo Ruolo, aggiungere il tuo account utente all'elenco degli amministratori di eDiscovery.
- Andare alconformitàtab. E' nella parte in basso a sinistra sottoSicurezza.
- cliccaMostra tuttoe selezionareRicerca contenuti. Quindi, scegliereNuova ricerca.
- Ora dovrai effettuare una query di ricerca e trovare tutte le email che vuoi esportare. Puoi aggiungere varie condizioni quando fai clicAggiungi condizioni. Per i nostri scopi, aggiungeremoTipo – e-mail.
- Dopo aver aggiunto una condizione, controllareMessaggi e-mailsottoTipoe scegliereUbicazioni specifichesottoluoghi. Ora colpisci ilmodificarepulsante.
- Fai clic sulScegli utenti, gruppi o teampulsante e selezionare l'account utente amministratore.
- Dopo aver selezionato l'account, fare clic suSalva> Salva ed eseguinell'area di ricerca per eseguire la query.
- La query richiederà un po' di tempo per essere completata. Successivamente, puoi trovarlo nelle tue ricerche salvate cliccandoTorna alle ricerche salvateIn alto, sottoRicerca contenuti.
- Quando la query è terminata, fare clic suEsporta risultati nell'angolo in alto a destra.
- Dopo aver scelto di esportare i risultati, vedrai tre opzioni di output e potrai decidere come esportare il contenuto di Microsoft Exchange. Seleziona le opzioni di cui hai bisogno. Per i nostri scopi, abbiamo scelto l'opzione predefinita:Un file PST per ogni casella di posta.
- Scorri verso il basso e fai clic su Esporta.
- Chiudi la finestra di dialogo e fai clic su EsportazionisottoRicerca contenuti. Attendi qualche istante per vederlo apparire. Anche l'esportazione richiederà del tempo per essere completata.
- (ATTENZIONE) Se ricevi un avviso che devi usare Microsoft Edge o Internet Explorer per scaricare i risultati, apri la stessa pagina web in uno di quei browser.
- Guarda la chiave di esportazione, copiala negli appunti e fai clic su Scarica risultati nell'angolo in alto a destra.
- Inserisci la chiave di esportazione e seleziona dove salvare il file PST.
Questo è tutto per il metodo eDiscovery Manager. Se hai seguito i passaggi sopra, dovresti riuscire ad esportare la casella di posta condivisa in PST in Office 365.
Metodo 2: Esporta la casella di posta condivisa di Office 365 in PST usando Powershell
Puoi anche esportare una casella di posta condivisa di Office 365 in PST con PowerShell. Questo metodo può essere un po' complesso, ma seguendo i passaggi andrà bene. Ecco come farlo usando Exchange Management Shell:
- Apri gli strumenti di gestione Exchange sul tuo computer.
- Usa il comando New-MailboxExportRequest, come quello qui sotto:
New-MailboxExportRequest -mailbox-filepath “ ” 
- Aggiungi i parametri
-IncludeFolderor-ExcludeFolderal comando per includere o escludere cartelle. Ad esempio, il comando per includere cartelle è così e il comando per escludere funziona allo stesso modo:New-MailboxExportRequest -mailbox-filepath “ ” -IncludeFolders “#Inbox#”, “#Outbox#” 
- (OPZIONALE) Puoi usare vari comandi oltre a
MailboxExportRequest. Eccone alcuni:- Questo comando aggiunge un filtro di contenuto "minore di" all'esportazione delle email.
New-MailboxExportRequest -ContentFilter {(Received -lt ’01/01/2020′)} -Mailbox “” -Filepath “ ” - Questo comando aggiunge un filtro di contenuto "maggiore di" filtro di contenuto per l'esportazione delle email.
New-MailboxExportRequest -ContentFilter {(Received -gt ’01/01/2020′)} -Mailbox “” -Filepath “ ” - Questo comando aggiunge filtri "minore di" e "maggiore di".
New-MailboxExportRequest -ContentFilter {(Received -gt ’01/01/2020′) -and (Received -gt ’01/07/2020′)} -IncludeFolders “#Inbox#” -Mailbox “” -FilePath “ ”
- Questo comando aggiunge un filtro di contenuto "minore di" all'esportazione delle email.
- Puoi anche controllare come procede l'esportazione inserendo il seguente comando:
Get-MailboxExportRequest
Anche se questo metodo sembra complicato, imparerai rapidamente cosa fa ogni parametro se esamini attentamente i comandi. Puoi esportare in modo efficiente le caselle di posta condivise in PST con Exchange Management Shell.
Metodo 3: Esporta la casella di posta condivisa in PST tramite Exchange Admin Center
L'esportazione delle caselle di posta tramite Exchange Admin Center (EAC) richiede la creazione di una posizione condivisa e i permessi corretti. Ecco come esportare la casella di posta condivisa con EAC:
- Accedi all'EAC.
- cliccaautorizzazioni e poi seleziona Ruoli amministratore.
- Fai clic sulPiù per aggiungere un ruolo amministrativo.
- Assegna il ruolo Importa/Esporta all'utente che esporterà la casella di posta.
- Ora fai clic su Destinatari, e poi seleziona Condivise.
- Vedrai qui le caselle di posta condivise. Clicca sull' icona con i tre puntie selezionareEsporta in un file PST.
- Seleziona se esportare il contenuto della casella di posta o l'archivio della casella stessa. Non puoi fare entrambi contemporaneamente.
- Scegli dove salvare il file PST.
Questo è tutto quando esporti caselle di posta condivise in file PST tramite l'EAC.
Metodo 4: Esporta la casella di posta condivisa in PST tramite Outlook
Infine, arriviamo al quarto e ultimo metodo in questa guida, che prevede l'uso di Microsoft Outlook per esportare caselle di posta condivise in PST.
Consiglio professionale: la casella di posta condivisa non appare?
Se la tua casella di posta condivisa non appare in Outlook automaticamente, potrebbe essere perché "Automapping" è disabilitato. Puoi aggiungerla manualmente andando su File > Impostazioni account > Altre impostazioni > Avanzate > Aggiungi. In alternativa, assicurati che l'amministratore ti abbia concesso i permessi di accesso completo, che di solito fanno apparire la casella dopo un riavvio di Outlook.
- Apri Outlook sul tuo computer. Se sei un utente Office 365, devi prima aggiungere il tuo account di casella di posta condivisa Office 365 in Outlook facendo clic su File > Informazioni > Aggiungi account.
- Accedi con il tuo account di casella di posta condivisa Office 365 per aggiungerlo a Outlook. Altrimenti non puoi esportare la casella condivisa di Office 365 in PST.
- Torna al File menu e clicca sull'Importa/Esporta opzione.
- Vai su Esporta in un file e premi Avanti.
- Scegli File dati di Outlook (.pst), e premi Avanti.
- Seleziona la casella condivisa da esportare, seleziona l'opzione Includi sottocartelle, e premi Avanti.
- Una volta scelto dove salvarla, clicca su Fine.
Ecco come farlo in Outlook. Semplice e facile.
Importante: Gestione di file PST di grandi dimensioni
Per impostazione predefinita, i file PST di Outlook hanno un limite di 50GB. Se la tua casella di posta condivisa supera questo limite, l'esportazione può fallire o il file risultante essere danneggiato. Per evitare questo, usa il filtro ContentFilter di PowerShell (menzionato nel metodo 2) per esportare dati in intervalli annuali (es. 2024, 2025) oppure assicurati di usare la versione più recente di Outlook 365, che gestisce grandi file in modo più efficiente.
Conclusione
L'esportazione delle caselle di posta condivise in file PST è un processo utilizzato da molte persone e aziende per diversi motivi. Che sia per motivi di conformità, migrazione su un nuovo computer o ufficio, accesso offline, o semplicemente per avere un backup, dovresti esportare regolarmente i dati delle caselle di posta condivise in PST.
Fortunatamente ci sono diversi modi per farlo. Puoi usare eDiscovery Manager, Exchange Management Shell, Exchange Admin Center o Outlook. In qualunque modo tu decida, fai regolarmente il backup dei tuoi file PST di Outlook per evitare la perdita di dati cruciali.
1. Ho bisogno di una licenza per esportare una casella di posta condivisa?
No. Le caselle di posta condivise non richiedono una licenza separata in Microsoft 365 (fino a 50GB). Purché tu abbia "Accesso completo"Con i permessi adeguati e una licenza utente attiva, puoi esportare i dati in PST gratuitamente.
2. Posso esportare una cassetta postale condivisa da OWA (Outlook Web App)?
No. La versione web di Outlook non supporta le esportazioni PST. Devi usare il Outlook Desktop App oppure il Centro amministrativo di Exchange per generare un file PST.
3. Cosa succede se il mio file PST si danneggia durante l'esportazione?
Se un'esportazione viene interrotta, il PST può diventare illeggibile. In questi casi, puoi utilizzare il Inbox Repair Tool (scanpst.exe) fornito da Microsoft, oppure uno strumento dedicato come Wondershare Recoverit per recuperare i dati persi dal tuo disco locale.
